Gli strumenti per il lavoro da remoto potrebbero non sembrare una decisione infrastrutturale fondamentale quando hai appena iniziato a scalare la tua attività. Possono sembrare un compito relativamente secondario rispetto al pagamento degli stipendi, al lancio del tuo MVP o al prolungamento della tua runway… Ma è proprio qui che si nasconde il pericolo.
Gli strumenti per il lavoro da remoto che scegli fin dal primo giorno diventano un’infrastruttura da cui non potrai più svincolarti, e le lacune tra questi strumenti accumulano silenziosamente problemi gravi di cui non ti accorgerai finché non sarà troppo tardi. Questo è il debito di sicurezza, ed è più comune di quanto pensi.
Una PMI su quattro ha subito una violazione lo scorso anno, nonostante investa attivamente in strumenti di sicurezza. Il problema non erano i gestori di password o le VPN scelti, ma le lacune tra di essi.
Il debito di sicurezza non ti colpisce immediatamente, ma si accumula in background fino al peggior momento possibile: quando un cliente enterprise ti chiede il registro di controllo e non ne hai uno. Oppure un investitore chiede dove sono archiviati i tuoi dati e gli rispondi che ricadono sotto la giurisdizione statunitense. O ancora, quando un questionario di sicurezza ti chiede di elencare tutti coloro che hanno avuto accesso ai tuoi sistemi principali negli ultimi 24 mesi e ti rendi conto di non averlo mai tracciato.
Ecco come creare uno stack sicuro di strumenti per il lavoro da remoto che chiude queste lacune ed è fatto per durare.
11 dei migliori strumenti per il lavoro da remoto per il tuo team
Ogni azienda ha esigenze diverse, ma ci sono alcune categorie di strumenti per il lavoro da remoto che quasi tutte le attività devono coprire. Ecco gli 11 strumenti che consigliamo per ciascuna.
1. Slack (Ideale per la chat del team)
Lanciato nel 2013, Slack è diventato la scelta predefinita per i team che desiderano chat, voce e video in un unico posto. Ha sostituito i vecchi e infiniti thread email con canali organizzati per team, argomento o progetto, e la sua vasta libreria di integrazioni (Google Calendar, Jira e centinaia di altre) lo rende un hub di notifiche per tutto il tuo stack. Uno svantaggio da considerare: in alcuni piani, gli amministratori possono accedere alla cronologia dei messaggi, un potenziale problema di privacy per alcune aziende.
Per scoprire quali altre soluzioni esistono, leggi il nostro elenco dei migliori strumenti di comunicazione interna.
2. Proton Mail (Ideale per le email aziendali)
I provider di posta con modelli economici basati sul targeting pubblicitario non possono garantire che le tue email non vengano lette da nessun altro, indipendentemente da quanto dichiarato nella loro informativa sulla privacy. Proton Mail è crittografato end-to-end per impostazione predefinita ed è protetto dalle severe leggi svizzere sulla privacy, quindi solo tu e il tuo destinatario potete leggere ciò che viene inviato. (Nota: le email inviate a destinatari non Proton non sono crittografate end-to-end a meno che non vengano prima protette da password.)
3. Loom (Ideale per i video asincroni)
Se hai mai partecipato a una riunione che avrebbe potuto essere tranquillamente un video di due minuti, Loom potrebbe essere la soluzione per te. Ti consente di creare videomessaggi registrando contemporaneamente lo schermo, il volto e la voce, da condividere tramite un link. Tra i casi d’uso più comuni ci sono la registrazione di guide di onboarding, segnalazioni di bug e aggiornamenti asincroni tra diversi fusi orari. (Tieni presente che le registrazioni di Loom sono archiviate sui server di Loom anziché sull’infrastruttura del tuo team, un dettaglio utile da sapere se preferisci mantenere i dati aziendali sotto il tuo controllo.)
4. Proton Meet (Ideale per le videoconferenze)
A differenza di Zoom, Proton Meet è crittografato end-to-end per impostazione predefinita, il che significa che nemmeno Proton può accedere a ciò che viene detto o condiviso durante una chiamata. Gli ospiti partecipano semplicemente tramite un link, senza dover creare un account, e il piano gratuito include chiamate di un’ora fino a 50 partecipanti. Un’avvertenza: Proton Meet funziona benissimo per le chiamate interne al team, ma se il tuo flusso di lavoro si basa sull’integrazione diretta dei video in un CRM o in uno strumento di supporto, dovresti verificare la compatibilità prima di effettuare il passaggio.
5. Jira (Ideale per la gestione dei progetti)
Jira è pensato per i team software che adottano flussi di lavoro agili: pensa a sprint, backlog e tracciamento dei problemi collegati direttamente al tuo codebase tramite le integrazioni con Bitbucket o GitHub. Per questo motivo, Jira è la scelta predefinita per molti team di ingegneria già presenti nell’ecosistema Atlassian. Tra gli aspetti negativi, richiede una configurazione più complessa rispetto a strumenti per uso generale come Asana e, al di fuori di un team di sviluppo, può risultare eccessivo.
6. Trello (Ideale per il tracciamento delle attività)
La semplicità è il punto di forza di Trello, riducendo la gestione delle attività a schede che si spostano su bacheche contrassegnate dalle etichette da fare, in corso e completato. La curva di apprendimento è praticamente nulla, rendendo Trello un ottimo punto di partenza per un piccolo team. Tuttavia, una volta che il tuo team cresce, questa semplicità può diventare un limite: eseguire report tra più progetti non risulterà così facile.
7. Miro (Ideale per la collaborazione visiva)
Quando riunirsi attorno a una lavagna fisica è impossibile, una lavagna Miro offre ai team un’opzione da remoto — e molto più flessibile —: una tela digitale infinita per la pianificazione, la collaborazione e il brainstorming. Puoi trascinare e rilasciare file sulle lavagne e configurare workshop ricorrenti con modelli per retrospettive e sessioni di pianificazione. Sebbene Miro sia fantastico per i team che possono lavorare in sessioni sincrone in tempo reale, è meno utile per i team che lavorano in modalità asincrona tra diversi fusi orari.
8. Proton Drive (Ideale per l’archiviazione cloud)
Proton Drive è l’alternativa incentrata sulla privacy a Dropbox e Google Drive. Sebbene abbia meno integrazioni dirette rispetto a queste app, Proton Drive protegge meglio i tuoi dati, crittografando i file sul tuo dispositivo prima che raggiungano i server di Proton, in modo che Proton non possa mai decriptarli, nemmeno su ordine di un tribunale. Cronologia versioni, log di accesso e permessi granulari sono integrati, e i link condivisi scadono per impostazione predefinita anziché rimanere aperti a tempo indeterminato.
9. Proton Pass (Ideale per la gestione di password e credenziali)
Il rischio di fuga delle credenziali aumenta notevolmente al di fuori di un ambiente d’ufficio controllato. A differenza della maggior parte dei gestori di password, Proton Pass crittografa ogni campo di ciascun elemento salvato per impostazione predefinita: non solo le password, ma anche nomi utente e note. Include inoltre la generazione di alias email per tenere i veri indirizzi email del tuo team fuori dai moduli di registrazione. (Nota: i controlli avanzati per l’amministratore — SSO e sincronizzazione della directory SCIM — sono riservati al livello Pass Professional e non al piano base.)
10. Notion (Ideale per creare una base delle conoscenze)
Con Notion puoi organizzare e centralizzare le conoscenze interne e la documentazione della tua azienda in pagine, database e wiki, creando un’unica fonte di verità per i tuoi team ed eliminando ogni dubbio su quali siano le versioni correnti dei documenti. Ma fai attenzione: la flessibilità di Notion può diventare un rischio, portando alla creazione di un wiki non strutturato e disordinato se nessuno lo tiene costantemente sotto controllo.
11. Lumo
Anche i team più piccoli possono trarre vantaggio dall’assistenza dell’IA, che consente di redigere bozze, modificare, riassumere e fare ricerche più rapidamente senza dover aumentare il personale. Lumo è l’assistente IA di Proton, creato per offrire tutta la potenza dell’IA senza compromettere il tuo IP e i tuoi dati sensibili. Gemini e Copilot hanno bisogno di accedere ai dati dei tuoi documenti per funzionare, ma Lumo non si addestra mai sui tuoi input. (Lumo è disponibile solo sui piani Proton Premium.)
Perché anche i migliori strumenti per il lavoro da remoto possono esporti al debito di sicurezza a tua insaputa
Anche strumenti di collaborazione da remoto davvero validi formano uno stack instabile se ognuno opera secondo il proprio modello di sicurezza. Uno stack privo di un controllo degli accessi unificato, senza registri di controllo, senza alcuna sovranità dei dati e con un debito di sicurezza che si accumula fin dal primo giorno.
Il debito di sicurezza si presenta in quattro forme:
- Debito di accesso: il tuo stack ti costringe a concedere e revocare manualmente l’accesso su cinque o sei piattaforme diverse. Sta a te ricordartene (e la memoria è tutt’altro che affidabile al 100%). Risultato: il collaboratore che ha lasciato la tua azienda sei mesi fa può ancora aprire i tuoi file.
- Debito di registro di controllo: gli accessi che gestisci non vengono registrati da nessuna parte. Sai che qualcuno ha effettuato l’accesso a quella cartella, ma non puoi dimostrarlo. E quando un futuro investitore, cliente o autorità di regolamentazione ti chiederà chi ha avuto accesso a cosa e quando, non avrai una risposta convincente.
- Debito di giurisdizione: i tuoi file si trovano su server soggetti al CLOUD Act. Non era tua intenzione: hai semplicemente scelto Dropbox.
- Debito da errore umano: la frammentazione comporta più passaggi manuali, il che significa più errori umani, e questo porta a…? Diciamo solo che il 39% delle violazioni dello scorso anno è stato causato da errori umani.
Niente di tutto questo è inevitabile. Ogni rischio che abbiamo elencato è più facile da evitare se scegli uno stack più unificato di strumenti di collaborazione da remoto fin dal primo giorno.
Come si presenta concretamente uno stack sicuro per il lavoro da remoto
La maggior parte delle PMI (il 66%) afferma che dimostrare la sicurezza dei dati nel cloud (soprattutto per quanto riguarda i dati dei clienti) è estremamente o fondamentalmente importante per acquisire nuovi clienti. Una piattaforma unificata ti offre proprio questo, colmando le lacune in cui si accumula il debito di sicurezza:
- Controllo degli accessi unificato: un unico livello di amministrazione. Invece di dover seguire una lista di controllo su sei piattaforme, devi poter eseguire una sola azione per aggiungere e rimuovere un membro del team dalla tua infrastruttura.
- Crittografia predefinita: i tuoi dati sono crittografati in transito e a riposo. La crittografia end-to-end garantisce che il tuo provider non possa leggere i tuoi file e non possa essere costretto a consegnarli.
- Sovranità dei dati: i tuoi dati sono regolati da leggi che comprendi, in una giurisdizione di cui ti fidi. (Non in una soggetta al CLOUD Act).
- Registri di controllo automatici: così non dovrai mai dire a un investitore (e tanto meno a un’autorità di regolamentazione) che non ne hai uno.
- Progettato per scalare in modo sicuro: i tuoi permessi, i livelli di accesso e i controlli di amministrazione funzionano sia che la tua azienda sia di dieci persone o 100. Non c’è bisogno di ricostruire nulla, né di rallentare.
La sicurezza informatica per le startup inizia prima di quanto pensi: prima la integri, meno dovrai aggiungere toppe (o ripulire) in seguito.
Il tuo kit di strumenti per il lavoro da remoto, basato su Proton Workspace
In questo articolo ti abbiamo già presentato Proton Mail, Meet, Drive, Pass e Lumo. Ma scegliere il miglior strumento per ciascuna attività non colma automaticamente le lacune tra di essi. Per farlo, hai bisogno di uno stack unificato come Proton Workspace.
Con Workspace, il livello cruciale per la sicurezza del tuo stack è in buone mani: le tue. I tuoi dati sono sotto il tuo controllo, crittografati end-to-end (nemmeno Proton può vederli) e protetti da una delle giurisdizioni sulla privacy più severe al mondo.
La conformità non è una preoccupazione: Proton è certificata ISO 27001 e conforme a GDPR e HIPAA.
Dovrai aggiungere altri strumenti per la gestione e la messaggistica del team, ma lo farai su fondamenta già sicure.
- Debito di accesso: risolto. Un unico pannello di controllo per l’amministratore. Una sola azione per configurare un nuovo membro del team su tutti i servizi Proton e una sola per rimuoverlo quando lascia l’azienda
- Debito di registro di controllo: risolto. Cronologia versioni, log di accesso e permessi granulari sono integrati per impostazione predefinita in Proton Drive e Proton Docs
- Debito di giurisdizione: risolto. Sede centrale in Svizzera, al di fuori della giurisdizione di Stati Uniti e UE
- Debito da errore umano: risolto. Le date di scadenza sono impostate sui link in modo predefinito. I file sono automaticamente crittografati durante l’archiviazione. La sicurezza viene applicata automaticamente, non manualmente
Gli strumenti che scegli fin dal primo giorno creano il debito di sicurezza che dovrai ripagare in seguito. Costruisci sulle basi giuste e potrai smettere di preoccuparti del debito di sicurezza, iniziando a utilizzare la tua postura di sicurezza come punto di forza nelle vendite.
