Olette tehnyt päätöksen irtisanoutua työstänne, mutta vaikein osuus ei ole vielä ohi. Irtisanoutumissähköpostin kirjoittaminen on välttämätöntä, jotta voitte viestiä lähtöstänne ammattimaisesti offboarding-prosessin aikana. Se antaa työnantajallenne virallisen ilmoituksen, vahvistaa keskeiset tiedot, kuten viimeisen työpäivänne, vähentää päivämääriin ja odotuksiin liittyviä väärinkäsityksiä sekä tarjoaa kirjallisen todisteen, jos kysymyksiä ilmenee myöhemmin. Irtisanoutumissähköposti auttaa myös yritystä suunnittelemaan vastuualueienne siirron, suojaa mainettanne ja ylläpitää myönteistä suhdetta tulevia suosituksia tai mahdollisuuksia varten.

Mikä on paras tapa kirjoittaa irtisanoutumissähköposti ja milloin se pitäisi kirjoittaa? Jos olette jo käynyt keskustelun esihenkilönne kanssa, on todennäköisesti aika lähettää sellainen.

Olemme valmistelleet sarjan mukautettavia irtisanoutumissähköpostimalleja, jotta voitte keskittyä edessänne olevaan uraan, ette siihen, jonka jätätte taaksenne.

Miten kirjoittaa irtisanoutumissähköposti 6 yksinkertaisessa vaiheessa

Hyvän irtisanoutumissähköpostin tulee olla lyhyt, kohtelias ja suora. Sen ei tarvitse sisältää yksityiskohtaisia valituksia tai selityksiä. Tässä on muutamia helppoja vinkkejä:

1. Valitkaa selkeä aihe

Tehkää välittömästi selväksi, mistä sähköpostissa on kyse. Yksinkertainen aihe, kuten ”Irtisanoutuminen – [Nimesi]” tai ”Ilmoitus irtisanoutumisesta”, on ammattimainen ja helppo ymmärtää.

2. Ilmoittakaa irtisanoutumisestanne suoraan

Aloittakaa sähköposti sanomalla suoraan, että irtisanoudutte tehtävästänne. Mainitkaa tehtävänimikkeenne sekaannusten välttämiseksi. Teidän ei tarvitse antaa pitkää selitystä päätöksellenne.

3. Vahvistakaa viimeinen työpäivänne

Ilmoittakaa tarkka päivämäärä, jolloin aiotte lähteä. Tarkistakaa ennen sitä työsopimuksenne tai yrityksen käytäntö varmistaaksenne, että annatte ilmoituksen odotetussa määräajassa.

4. Kiittäkää työnantajaanne

Lisätkää lyhyt lause, jossa osoitatte arvostusta saamienne mahdollisuuksien, kokemuksen tai tuen osalta. Vaikka kokemuksenne ei olisi ollut täysin positiivinen, sähköpostin pitäminen kohteliaana auttaa säilyttämään ammatillisen maineenne.

5. Tarjoutukaa tukemaan siirtymää

Mainitkaa, että olette valmis auttamaan vastuualueienne luovuttamisessa, siirtymämuistiinpanojen valmistelussa, keskeneräisten tehtävien loppuun saattamisessa tai seuraajanne kouluttamisessa. Tämä osoittaa ammattimaisuutta ja auttaa tekemään lähtöstänne sujuvamman.

6. Sulkekaa sähköposti ammattimaisesti

Päättäkää sähköposti kohteliaaseen lopputervehdykseen, kuten ”Ystävällisin terveisin” tai ”Kunnioittavasti”, jota seuraa koko nimenne.

Tarkistakaa sähköposti ennen sen lähettämistä varmistaaksenne, että sävy on kohtelias ja tärkeät tiedot ovat oikein.

Irtisanoutumissähköpostin mallit

Alta löydätte muutamia irtisanoutumissähköpostin malleja kopoitavaksi ja mukautettavaksi omaan tilanteeseenne.

Yksinkertainen irtisanoutumissähköpostin malli

Käyttäkää yksinkertaista irtisanoutumissähköpostia, kun lähtönne on selkeä ja teidän tarvitsee vain vahvistaa olennaiset tiedot kirjallisesti. Se toimii hyvin, kun olette jo puhunut esihenkilönne kanssa, teillä on selkeä viimeinen työpäivä ettekä tarvitse selittää päätöstänne yksityiskohtaisesti. Tässä on esimerkki yksinkertaisesta irtisanoutumissähköpostista:

Aihe: Irtisanoutuminen – [Nimesi]

Hei [Esihenkilön nimi],

Otattehan tämän sähköpostin vastaan virallisena ilmoituksena irtisanoutumisestani tehtävästäni nimikkeellä [Tehtävänimike] yrityksessä [Yrityksen nimi]. Viimeinen työpäiväni on [päivämäärä].

Kiitos mahdollisuuksista ja kokemuksesta, joita olen saanut täällä oloni aikana. Autan mielelläni vastuualueieni luovuttamisessa ennen lähtöäni.

Ystävällisin terveisin,

[Nimesi]

Irtisanoutumissähköposti kahden viikon irtisanomisajalla

Kahden viikon irtisanomisaika on yleinen monilla työpaikoilla, erityisesti Yhdysvalloissa, mutta se ei ole pakollinen tai sopiva jokaisessa tilanteessa. Ennen irtisanoutumista tarkistakaa työsopimuksenne, työntekijän käsikirja ja kaikki sovellettavat työpaikan säännöt vahvistaaksenne, kuinka pitkä irtisanomisaika teidän tulee antaa. Kun mahdollista, antakaa ilmoituksenne kirjallisesti ja ilmoittakaa selkeästi kaavailtu viimeinen työpäivänne.

Aihe: Irtisanoutumisilmoitus [Nimesi]

Hei [Esihenkilön nimi],

Kirjoitan irtisanoutuakseni virallisesti tehtävästäni nimikkeellä [Tehtävänimike] ja antaakseni kahden viikon irtisanomisajan [päivämäärä] alkaen. Viimeinen työpäiväni on [päivämäärä].

Kiitos mahdollisuudesta oppia ja kasvaa yrityksessä [Yrityksen nimi]. Olen kiitollinen kokemuksestani ja tiedän, että se tukee minua myös tulevissa pyrkimyksissäni.

Kertokaa, miten voin olla avuksi siirtymän aikana.

Ystävällisin terveisin,

[Nimesi]

Irtisanoutumissähköposti lyhyellä irtisanomisajalla

Teidän saattaa täytyä irtisanoutua tavallista lyhyemmällä irtisanomisajalla henkilökohtaisten syiden, terveyshuolien, turvallisuusongelmien tai uuden työn varhaisemman aloituspäivän vuoksi. Ennen kuin teette niin, tarkistakaa työsopimuksenne ja yrityksen käytäntö mahdollisten irtisanomisaikavaatimusten varalta.

Aihe: Irtisanoutumisilmoitus [Nimesi]

Hei [Esihenkilön nimi],

Otattehan tämän sähköpostin vastaan virallisena ilmoituksena irtisanoutumisestani tehtävästäni nimikkeellä [Tehtävänimike] yrityksessä [Yrityksen nimi]. Syystä [vapaaehtoinen lyhyt syy] viimeinen työpäiväni on [päivämäärä].

Pahoittelen lyhyttä irtisanomisaikaa ja arvostan ymmärrystänne. Olen kiitollinen mahdollisuuksista ja kokemuksesta, joita olen saanut työskennellessäni kanssanne ja tiimin kanssa.

Kertokaa, miten voin auttaa vastuualueieni luovuttamisessa tai tärkeimpien tehtävien loppuun saattamisessa ennen lähtöäni.

Kiitos,

[Nimesi]

Virallinen irtisanoutumissähköposti

Virallinen irtisanoutumissähköposti on ammattimainen, selkeästi kirjoitettu ja luo virallisen dokumentin lähtöpäätöksestä. Vaativampaan tehtävään, monimutkaiseen lähtöön tai tilanteeseen, johon liittyy sopimuksellisia tai oikeudellisia huolia, yksityiskohtaisempi virallinen kirje voi olla sopivampi. Ennen sen lähettämistä teidän tulee tarkistaa sopimuksenne ja yrityksen käytäntö vaaditun irtisanomisajan tai irtisanoutumismenettelyn osalta.

Aihe: Virallinen irtisanoutuminen [Nimesi]

Hei [Esihenkilön nimi],

Otattehan tämän sähköpostin vastaan virallisena ilmoituksena irtisanoutumisestani tehtävästäni nimikkeellä [Tehtävänimike] yrityksessä [Yrityksen nimi]. Vaaditun irtisanomisajan mukaisesti viimeinen työpäiväni on [päivämäärä].

Olen kiitollinen mahdollisuuksista, kokemuksesta ja tuesta, joita olen saanut yrityksessä oloni aikana. On ollut ilo työskennellä kanssanne ja tiimin kanssa.

Olen sitoutunut tekemään siirtymästä mahdollisimman sujuvan. Jäljellä olevana aikanani autan saattamaan keskeneräiset työt päätökseen, dokumentoimaan vastuualueeni ja avustamaan luovutusprosessissa tarpeen mukaan.

Kiitos vielä kerran minulle annetuista mahdollisuuksista. Toivotan teille, tiimille ja yritykselle jatkuvaa menestystä.

Kunnioittavasti,

[Koko nimi]

[Tehtävänimike, valinnainen]

[Yhteystiedot, valinnainen]

Saat apua irtisanoutumissähköpostin kirjoittamiseen

Jos tarvitsette apua oikeiden sanojen löytämisessä, Proton Scribe voi auttaa teitä luonnostelemaan tai parantamaan irtisanoutumissähköpostianne suoraan Proton Mailissa. Voitte käyttää yksityistä kirjoitusavustajaamme viestinne oikolukuun, sen sävyn säätämiseen, sen muuttamiseen virallisemmaksi tai sen lyhentämiseen ennen lähettämistä. Tarkistakaa lopullinen versio aina huolellisesti vahvistaaksenne, että irtisanomisaikanne, viimeinen työpäivänne ja muut tärkeät tiedot ovat oikein.

Hanki sähköposti yksityisellä kirjoitusavustajalla

Tarvitsetteko apua ajatustenne järjestämisessä ensin? Lumo, yksityinen tekoälyavustajamme(uusi ikkuna), voi auttaa teitä valmistelemaan keskustelunaiheita, suunnittelemaan luovutustanne ja päättämään, mitä sanoa.

Usein kysytyt kysymykset irtisanoutumissähköpostin kirjoittamisesta

Milloin irtisanoutumissähköposti pitäisi lähettää?

Lähettäkää irtisanoutumissähköposti vasta, kun olette tehnyt varman päätöksen lähtemisestä ja tiedätte aiotun viimeisen työpäivänne.
Ihanteellisessa tapauksessa lähettäkää se:

– Esihenkilönne kanssa käydyn kasvokkain tai puhelimitse käydyn keskustelun jälkeen, kun se on mahdollista.
– Varhain työpäivän aikana, jotta työnantajallenne on aikaa vastata.
– Ennen työsopimuksessanne tai yrityksen käytännössä ilmoitettua irtisanomisaikaa.
– Mahdollisimman pian, jos kyseessä on lyhyt irtisanomisaika.
– Välittömästi, kun kirjallinen dokumentti on tarpeen, kuten etätyön aikana tai kun kokousta ei voida järjestää.

Ennen sen lähettämistä vahvistakaa irtisanomisaikanne ja viimeinen päivämääränne. Pitäkää sähköposti ammattimaisena, vaikka lähtisittekin vaikean tilanteen vuoksi.

Täytyykö minun kertoa irtisanoutumissähköpostissa, miksi olen lähtemässä?

Yleensä ei. Irtisanoutumissähköpostin tarvitsee vain ilmoittaa selkeästi, että irtisanoudutte, ja vahvistaa viimeinen työpäivänne. Voitte sisällyttää lyhyen, puolueettoman selityksen – kuten toisen mahdollisuuden hyödyntämisen tai henkilökohtaisista syistä lähtemisen – mutta välttäkää jakamasta enempää kuin miltä teistä tuntuu mukavalta. Jos irtisanoudutte häirinnän, syrjinnän, turvattomien olosuhteiden tai vakavan sopimusongelman vuoksi, harkitkaa ammatillisen neuvon hakuasi ennen olosuhteiden selittämistä kirjallisesti, sillä sanamuodoilla voi olla merkitystä.

Minulla oli kielteinen kokemus. Pitäisikö minun selittää tilanteeni irtisanoutumisilmoituksessani?

Yleensä on parasta pitää irtisanoutumisilmoitus lyhyenä ja tosiasioihin perustuvana sen sijaan, että antaisitte yksityiskohtaisen tilinteon kaikesta, mikä meni pieleen. Voitte ilmoittaa lähtevänne työpaikkaan liittyvien huolien tai kielteisen kokemuksen vuoksi ilman syytösten, emotionaalisten kommenttien tai jokaisen vaaratilanteen luettelemista. Esimerkiksi: ”Päätökseni irtisanoutua johtuu ratkaisemattomista työympäristöäni koskevista huolista, jotka olen aiemmin ottanut esille johdon kanssa.”

Erillinen valitus, HR-valitus tai dokumentoitu aikajana on usein parempi paikka yksityiskohtaisille huolille. Säilyttäkää kopiot asiaankuuluvista sähköposteista, päivämääristä, viesteistä ja muistiinpanoista paikassa, johon teillä on laillinen pääsy myös lähtönne jälkeen. Työpaikkojen ohjeistuksissa suositellaan yleensä ratkaisemattomien ongelmien esiin nostamista työnantajan valitusprosessin kautta.