Du hast die Entscheidung getroffen, deinen Job zu kündigen, aber der schwierige Teil ist noch nicht vorbei. Das Schreiben einer Kündigungs-E-Mail ist unerlässlich, um deinen Ausstieg während des Offboardings professionell zu kommunizieren. Sie gibt deinem Arbeitgeber eine formelle Mitteilung, bestätigt wichtige Details wie deinen letzten Arbeitstag, verringert Missverständnisse bezüglich Terminen und Erwartungen und dient als schriftlicher Nachweis, falls später Fragen aufkommen. Eine Kündigungs-E-Mail hilft dem Unternehmen außerdem dabei, die Übergabe deiner Aufgaben zu planen, schützt deinen Ruf und wahrt eine positive Beziehung für zukünftige Referenzen oder Aussichten.

Aber wie schreibt man eine Kündigungs-E-Mail am besten und wann solltest du eine schreiben? Wenn du bereits eine Unterhaltung mit deiner Führungskraft hattest, ist es wahrscheinlich an der Zeit, eine zu senden.

Wir haben eine Reihe anpassbarer Vorlagen für Kündigungs-E-Mails vorbereitet, damit du dich auf die Karriere vor dir konzentrieren kannst – und nicht auf die, die du hinter dir lässt.

Wie du in 6 einfachen Schritten eine Kündigungs-E-Mail schreibst

Eine gute Kündigungs-E-Mail sollte kurz, respektvoll und direkt sein. Sie muss keine detaillierten Beschwerden oder Erklärungen enthalten. Hier sind einige einfache Tipps:

1. Wähle einen eindeutigen Betreff

Mache sofort deutlich, worum es in der E-Mail geht. Ein einfacher Betreff wie „Kündigung – [Dein Name]“ oder „Kündigungsschreiben“ ist professionell und leicht verständlich.

2. Sprich deine Kündigung direkt aus

Beginne die E-Mail, indem du direkt sagst, dass du deine Stelle kündigst. Nenne deine Berufsbezeichnung, damit keine Missverständnisse entstehen. Du musst keine ausführliche Erklärung für deine Entscheidung liefern.

3. Bestätige deinen letzten Arbeitstag

Gib das genaue Datum an, an dem du das Unternehmen verlassen möchtest. Prüfe vorher deinen Arbeitsvertrag oder die Richtlinie deines Unternehmens, um sicherzustellen, dass du die Frist einhältst.

4. Bedanke dich bei deinem Arbeitgeber

Füge einen kurzen Satz hinzu, um dich für die Chancen, die Erfahrung oder die Unterstützung zu bedanken. Selbst wenn deine Erfahrung nicht durchweg positiv war, hilft eine respektvolle E-Mail dabei, deinen professionellen Ruf zu wahren.

5. Biete deine Unterstützung bei der Übergabe an

Erwähne, dass du bereit bist, bei der Übergabe deiner Aufgaben zu helfen, Übergabenotizen vorzubereiten, offene Aufgaben zu erledigen oder eine Nachfolge einzuarbeiten. Das zeigt Professionalität und sorgt für einen reibungsloseren Abgang.

6. Schließe die E-Mail professionell ab

Beende die E-Mail mit einer höflichen Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Viele Grüße“, gefolgt von deinem vollständigen Namen.

Überprüfe die E-Mail vor dem Senden, um sicherzustellen, dass der Ton respektvoll ist und die wichtigen Details korrekt sind.

Vorlagen für Kündigungs-E-Mails

Nachfolgend findest du einige Vorlagen für Kündigungsschreiben zum Kopieren und Anpassen an deine eigene Situation.

Eine einfache Vorlage für eine Kündigungs-E-Mail

Verwende eine einfache Kündigungs-E-Mail, wenn dein Ausstieg unkompliziert ist und du nur die wesentlichen Details schriftlich bestätigen musst. Sie eignet sich gut, wenn du bereits mit deiner Führungskraft gesprochen hast, dein letzter Arbeitstag feststeht und du deine Entscheidung nicht ausführlich erklären musst. Hier ist ein Beispiel für eine einfache Kündigungs-E-Mail:

Betreff: Kündigung – [Dein Name]

Hallo [Name der Führungskraft],

hiermit kündige ich meine Stelle als [Berufsbezeichnung] bei [Unternehmensname] ordnungsgemäß. Mein letzter Arbeitstag wird der [Datum] sein.

Vielen Dank für die Chancen und Erfahrungen, die ich während meiner Zeit hier sammeln konnte. Ich helfe vor meinem Ausscheiden gerne bei der Übergabe meiner Aufgaben.

Mit freundlichen Grüßen,

[Dein Name]

Kündigungs-E-Mail mit zweiwöchiger Frist

Eine zweiwöchige Kündigungsfrist ist an vielen Arbeitsplätzen üblich, insbesondere in den USA, ist aber nicht in jeder Situation erforderlich oder angemessen. Prüfe vor deiner Kündigung deinen Arbeitsvertrag, das Mitarbeiterhandbuch und alle geltenden Betriebsvereinbarungen, um zu bestätigen, welche Frist du einhalten musst. Reiche deine Kündigung möglichst schriftlich ein und nenne klar deinen geplanten letzten Arbeitstag.

Betreff: Kündigungsschreiben – [Dein Name]

Hallo [Name der Führungskraft],

Ich kündige hiermit formell meine Stelle als [Berufsbezeichnung] unter Einhaltung einer zweiwöchigen Frist zum [Datum]. Mein letzter Arbeitstag ist der [Datum].

Vielen Dank für die Möglichkeit, bei [Unternehmensname] zu lernen und mich weiterzuentwickeln. Ich bin dankbar für meine Erfahrungen und weiß, dass sie mir auch in Zukunft von Nutzen sein werden.

Bitte lass mich wissen, wie ich während der Übergangsphase unterstützen kann.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

Kündigungs-E-Mail mit verkürzter Frist

Möglicherweise musst du aufgrund persönlicher Umstände, gesundheitlicher Bedenken, Sicherheitsbedenken oder eines früheren Startdatums bei einem neuen Job mit einer kürzeren Frist als üblich kündigen. Prüfe vorab deinen Arbeitsvertrag und die Richtlinie deines Unternehmens auf etwaige Kündigungsfristen.

Betreff: Kündigungsschreiben – [Dein Name]

Hallo [Name der Führungskraft],

hiermit kündige ich formell meine Stelle als [Berufsbezeichnung] bei [Unternehmensname]. Aufgrund von [optionaler kurzer Grund] wird mein letzter Arbeitstag der [Datum] sein.

Ich entschuldige mich für die kurze Frist und bedanke mich für dein Verständnis. Ich bin dankbar für die Chancen und Erfahrungen, die ich durch die Zusammenarbeit mit dir und dem.

Bitte lass mich wissen, wie ich vor meinem Ausscheiden bei der Übergabe meiner Aufgaben helfen oder priorisierte Aufgaben erledigen kann.

Vielen Dank,

[Dein Name]

Formelle Kündigungs-E-Mail

Eine formelle Kündigungs-E-Mail ist professionell, klar formuliert und schafft einen offiziellen Nachweis über die Entscheidung zu gehen. Für eine Führungsposition, einen komplizierten Abgang oder eine Situation mit vertraglichen oder rechtlichen Bedenken ist ein ausführlicherer formeller Brief möglicherweise angemessener. Vor dem Einreichen solltest du deinen Vertrag und die Richtlinien des Unternehmens auf erforderliche Kündigungsfristen oder Kündigungsverfahren überprüfen.

Betreff: Formelle Kündigung – [Dein Name]

Hallo [Name der Führungskraft],

hiermit kündige ich formell meine Stelle als [Berufsbezeichnung] bei [Unternehmensname]. Gemäß meiner vertraglichen Kündigungsfrist wird mein letzter Arbeitstag der [Datum] sein.

Ich bin dankbar für die Chancen, die Erfahrung und die Unterstützung, die ich während meiner Zeit im Unternehmen erhalten habe. Es war mir eine Freude, mit dir und dem Team zusammenzuarbeiten.

Ich bin bestrebt, den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. In meiner verbleibenden Zeit werde ich dabei helfen, offene Arbeiten zu erledigen, meine Aufgaben zu dokumentieren und bei Bedarf den Übergabeprozess zu unterstützen.

Nochmals vielen Dank für die Möglichkeiten, die mir geboten wurden. Ich wünsche dir, dem Team und dem Unternehmen weiterhin viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen,

[Vollständiger Name]

[Berufsbezeichnung, optional]

[Kontaktdaten, optional]

Hilfe beim Schreiben deiner Kündigungs-E-Mail erhalten

Wenn du Hilfe brauchst, die richtigen Worte zu finden, kann dir Proton Scribe dabei helfen, deine Kündigungs-E-Mail direkt in Proton Mail zu entwerfen oder zu verbessern. Du kannst unseren privaten Schreibassistenten nutzen, um deine Nachricht Korrektur zu lesen, den Ton anzupassen, sie formeller zu gestalten oder vor dem Senden zu kürzen. Überprüfe die finale Version immer sorgfältig, um zu bestätigen, dass deine Kündigungsfrist, dein letzter Arbeitstag und andere wichtige Details korrekt sind.

Hole dir E-Mail mit einem privaten Schreibassistenten

Brauchst du zuerst Hilfe beim Ordnen deiner Gedanken? Lumo, unser privater KI-Assistent(neues Fenster), kann dir helfen, Gesprächspunkte vorzubereiten, deine Übergabe zu planen und zu entscheiden, was du sagen möchtest.

Häufig gestellte Fragen zum Schreiben einer Kündigungs-E-Mail

Wann sollte ich eine Kündigungs-E-Mail senden?

Sende eine Kündigungs-E-Mail, sobald du die feste Entscheidung getroffen hast zu gehen und deinen geplanten letzten Arbeitstag kennst.
Sende sie idealerweise:

– Nach einem persönlichen oder telefonischen Gespräch mit deiner Führungskraft, sofern machbar.
– Zu Beginn des Arbeitstages, damit dein Arbeitgeber Zeit hat zu antworten.
– Vor Ablauf der in deinem Vertrag oder der Unternehmensrichtlinie angegebenen Kündigungsfrist.
– So schnell wie möglich, wenn du eine verkürzte Frist nutzt.
– Sofort, wenn ein schriftlicher Nachweis erforderlich ist, wie z. B. bei der Arbeit im Homeoffice oder wenn kein Gespräch vereinbart werden kann.

Bestätige vor dem Senden deine Kündigungsfrist und das letzte Datum. Halte die E-Mail professionell, selbst wenn du das Unternehmen aufgrund einer schwierigen Situation verlässt.

Muss ich in der Kündigungs-E-Mail sagen, warum ich gehe?

In der Regel nein. Eine Kündigungs-E-Mail muss nur klar sagen, dass du kündigst, und deinen letzten Arbeitstag bestätigen. Du kannst eine kurze, neutrale Erklärung einfügen – wie z. B. das Wahrnehmen einer anderen Chance oder persönliche Gründe –, aber vermeide es, mehr mitzuteilen, als dir angenehm ist. Wenn du aufgrund von Belästigung, Diskriminierung, unsicheren Arbeitsbedingungen oder eines schwerwiegenden vertraglichen Problems kündigst, solltest du professionellen Rat einholen, bevor du die Umstände schriftlich erläuterst, da die Formulierung wichtig sein kann.

Ich hatte eine negative Erfahrung. Sollte ich meine Situation in meinem Kündigungsschreiben erklären?

Normalerweise ist es am besten, das Kündigungsschreiben kurz und sachlich zu halten, anstatt detailliert darzulegen, was schiefgelaufen ist. Du kannst angeben, dass du das Unternehmen aufgrund von Bedenken am Arbeitsplatz oder einer negativen Erfahrung verlässt, ohne Anschuldigungen, emotionale Kommentare oder jeden einzelnen Vorfall aufzuzählen. Zum Beispiel: „Meine Entscheidung zu kündigen folgt auf ungelöste Bedenken bezüglich meines Arbeitsumfelds, die ich bereits zuvor gegenüber der Geschäftsleitung geäußert habe.“

Eine separate Beschwerde, HR-Beschwerde oder ein dokumentierter Zeitablauf ist oft der bessere Ort für detaillierte Anliegen. Bewahre Kopien relevanter E-Mails, Daten, Nachrichten und Notizen an einem Ort auf, auf den du nach deinem Ausscheiden rechtmäßig zugreifen kannst. Leitfäden für den Arbeitsplatz empfehlen im Allgemeinen, ungelöste Probleme über das Beschwerdeverfahren des Arbeitgebers vorzubringen.