L’onboarding dei dipendenti è uno dei momenti più critici, e spesso trascurati, nel ciclo di vita della sicurezza di un’azienda. Mentre le imprese si concentrano su produttività e integrazione, le prime ore e i primi giorni del percorso di un nuovo assunti introducono frequentemente rischi non necessari.
Queste decisioni iniziali possono creare vulnerabilità a lungo termine che influenzano il modo in cui i dipendenti gestiscono la sicurezza in futuro. Configurazioni affrettate degli account, condivisione non sicura delle credenziali e permessi di accesso eccessivi possono avere conseguenze a lungo termine.
Un processo di onboarding strutturato e incentrato sulla sicurezza aiuta le organizzazioni a ridurre l’esposizione fin dal primo giorno, stabilendo al contempo aspettative chiare per un comportamento digitale sicuro. Garantisce che l’accesso sia concesso in modo appropriato, che le credenziali siano gestite in modo sicuro e che i dipendenti comprendano il proprio ruolo nella protezione dei dati aziendali.
Questa guida ti offre un approccio pratico alla sicurezza dell’onboarding dei dipendenti, con passaggi concreti che possono essere applicati a team di diverse dimensioni. Evidenzia anche come un gestore di password aziendale possa supportare un processo più controllato ed efficiente.
Perché l’onboarding è ad alto rischio per la sicurezza?
Quali sono gli errori di sicurezza più comuni nell’onboarding dei dipendenti?
Come prepararsi per un onboarding sicuro
Come garantire un accesso sicuro fin dal primo giorno
Come sviluppare la consapevolezza della sicurezza nella prima settimana
Come si presenta una cultura dell’onboarding incentrata sulla sicurezza?
Come gestire la sicurezza nell’onboarding da remoto e ibrido
Come correggere gli errori di accesso durante e dopo il processo di onboarding
Come instaurare buone abitudini di sicurezza a lungo termine
Trasforma l’onboarding con un gestore di password
Perché l’onboarding è ad alto rischio per la sicurezza?
La maggior parte delle organizzazioni agisce rapidamente quando inserisce un nuovo membro. Tuttavia, in questa fretta, i team spesso prendono scorciatoie per quanto riguarda accessi e credenziali. Ciò crea punti deboli non intenzionali che gli attaccanti sono pronti a sfruttare.
Concedere l’accesso prima di aver verificato completamente l’identità, ignorare l’autenticazione a due fattori (2FA) o semplicemente condividere le password via email o app di messaggistica accade più spesso di quanto tu possa pensare. L’urgenza può prevalere sulle migliori pratiche di onboarding IT, specialmente durante assunzioni di gruppo o nell’adattamento dei processi al lavoro da remoto.
Queste lacune non offrono solo un’opportunità agli attaccanti: insegnano anche ai nuovi dipendenti che le scorciatoie fanno parte della cultura aziendale.
Quali sono gli errori di sicurezza più comuni nell’onboarding dei dipendenti?
L’onboarding stabilisce l’impronta per le abitudini di sicurezza a lungo termine. Ecco alcune delle trappole in cui cadono anche le aziende affermate durante i primi giorni cruciali:
- Condividere password iniziali dell’account o link sensibili via email, app di messaggistica o fogli di calcolo.
- Fornire diritti di amministratore per risparmiare tempo, dimenticandosi poi di limitarli.
- Consentire l’accesso da dispositivi sconosciuti o non gestiti senza alcun controllo del dispositivo.
- Ritardare la configurazione dell’autenticazione a più fattori.
- Concedere l’accesso prima dello svolgimento della formazione sulla sicurezza.
Ciascuna di queste azioni può essere allettante nel caos dell’onboarding. Ma ognuna di esse indebolisce gravemente la postura di sicurezza di un’azienda. E una volta commesso un errore, rimediare richiede molto più tempo ed è più difficile.
Come prepararsi per un onboarding sicuro
Un avvio senza intoppi e sicuro per un nuovo membro del team richiede preparazione prima ancora che entri in ufficio (o effettui l’accesso). La tua organizzazione dovrebbe pianificare il suo arrivo con le seguenti azioni:
- Determinare esattamente a quali sistemi accederà il nuovo assunti in base al suo ruolo, seguendo il principio del privilegio minimo.
- Creare in anticipo tutti gli account, ma non inviare credenziali o link tramite canali non sicuri.
- Configurare i link di invito al gestore di password aziendale scelto, come Proton Pass for Business, personalizzati per il nuovo dipendente e pronti per il primo giorno.
- Rendere la registrazione 2FA e il primo login parte della lista di controllo di onboarding ufficiale del primo giorno.
Predisporre questi elementi evita affanni dell’ultimo minuto e limita le esposizioni non necessarie. Questo è particolarmente rilevante per i team distribuiti, dove la verifica di persona potrebbe non essere possibile.
Come garantire un accesso sicuro fin dal primo giorno
Le prime ore di un membro del team comportano un rischio maggiore. Ha fretta di ottenere l’accesso e iniziare, e il tuo team IT potrebbe dover gestire contemporaneamente diversi onboarding, nuovi progetti e interruzioni di servizio.
Verificare i seguenti elementi è obbligatorio per un onboarding orientato alla sicurezza:
- L’autenticazione a due fattori deve essere configurata fin da subito, prima di consentire l’accesso a qualsiasi sistema di produzione o strumento di lavoro.
- Le credenziali e le informazioni riservate condivise sono consegnate solo tramite meccanismi di condivisione sicura.
- Il nuovo dipendente riceve una rapida panoramica dal vivo degli elementi essenziali della sicurezza: creazione di password robuste, condivisione sicura e come riconoscere gli attacchi di phishing.
Ribadire l’importanza della sicurezza all’inizio mostra ai dipendenti come funzionano le cose – e che le scorciatoie non saranno tollerate. Ecco perché il primo giorno è il miglior momento possibile per introdurre buone abitudini digitali che plasmeranno le azioni future.
Come sviluppare la consapevolezza della sicurezza nella prima settimana
Dopo che i membri del team hanno completato la configurazione della sicurezza, la tua attenzione deve spostarsi sull’aiutarli a sviluppare buone abitudini e a comprendere le policy sulle password e sulla sicurezza.
Includere una breve sessione di consapevolezza della sicurezza entro la prima settimana è molto più efficace rispetto ad attendere un mese. Questo perché:
- I nuovi assunti non hanno ancora sviluppato scorciatoie, quindi puoi definire correttamente le aspettative.
- I dipendenti sono più ricettivi ai feedback mentre stanno ancora imparando.
- È meno probabile che le scarse decisioni in materia di sicurezza diventino un’abitudine se corrette tempestivamente.
Devi assicurarti che i nuovi dipendenti conoscano le regole aziendali sulla gestione delle credenziali, l’uso dei dispositivi personali (BYOD), la gestione dei dati sensibili, la segnalazione di comportamenti sospetti e la conservazione sicura delle password. Una discussione interattiva che incoraggia le domande li mantiene coinvolti e chiarisce le ragioni alla base di ogni regola.
Come si presenta una cultura dell’onboarding incentrata sulla sicurezza?
Non importa quanto siano straordinarie la tecnologia o i controlli se la cultura aziendale è laxa: la sicurezza deve essere la norma.
Ecco come puoi promuovere la sicurezza nell’onboarding dei dipendenti:
- Dai il buon esempio: il personale IT e i manager seguono sempre le stesse regole di accesso sicuro di qualsiasi altro dipendente.
- Parla della sicurezza come un’opportunità di responsabilizzazione, non come una punizione. Gli errori si correggono, non si nascondono.
- Premia le persone che segnalano problemi, anche piccoli, soprattutto durante il periodo di onboarding.
- Pubblica brevi promemoria e storie di successo sui canali interni per mantenere ben visibili a tutti le migliori pratiche di gestione delle password.
La chiave è rendere la sicurezza una parte visibile e quotidiana delle routine lavorative, non solo un evento di formazione annuale o un’email occasionale.
Come gestire la sicurezza nell’onboarding da remoto e ibrido
Poiché il lavoro ibrido e il lavoro da remoto sono ormai sempre più diffusi, alcune parti del processo di onboarding devono essere riviste. Negli ambienti remoti, la verifica diventa più complessa, i dispositivi personali potrebbero dover essere collegati e i fusi orari complicano la pianificazione.
Quando si tratta di gestire l’onboarding del personale da remoto e ibrido, prendi in considerazione quanto segue:
- Utilizza videochiamate e metodi di verifica digitale sicuri per confermare l’identità di ogni nuovo assunti.
- Non consentire mai l’accesso da dispositivi domestici finché non li hai verificati e registrati. Questo è fondamentale per controllare il flusso dei dati aziendali.
- Forma manager e team lead su come spiegare virtualmente l’uso della 2FA e le pratiche di password sicure, in modo che ogni dipendente — ovunque si trovi — riceva la stessa attenzione alla sicurezza.
L’onboarding da remoto rende anche più facile registrare le sessioni di formazione sulla sicurezza o configurare corsi con ritmi autonomi, aiutando la coerenza. Tuttavia, nota che il supporto pratico, specialmente per chi ha meno familiarità con gli strumenti digitali, è altrettanto importante.
Come correggere gli errori di accesso durante e dopo il processo di onboarding
Un errore comune dopo l’onboarding è l’accesso “temporaneo” a lungo termine. I diritti di amministratore e le autorizzazioni di sistema usate raramente possono rimanere non controllati per mesi, esponendo i dati molto tempo dopo l’onboarding.
Per evitare questo, vale la pena condurre una verifica dopo un mese, al fine di:
- Verificare che ogni account e autorizzazione concessi durante l’onboarding corrispondano ancora al ruolo e alle responsabilità attuali della persona.
- Rimuovere account o strumenti non utilizzati per limitare la superficie di attacco.
- Confermare che il dipendente utilizzi con sicurezza tutte le misure di sicurezza richieste.
Le verifiche pianificate individuano e risolvono i problemi di accesso prima che portino a una violazione della sicurezza. La maggior parte dei dipendenti non abusa intenzionalmente dei privilegi, ma è improbabile che segnalino se hanno mantenuto accessi di cui non hanno realmente bisogno.
Come instaurare buone abitudini di sicurezza a lungo termine
Dopo un mese, il tuo processo di onboarding dovrebbe passare dalla modalità per nuovi assunti al supporto continuo per i dipendenti. Ciò significa semplicemente integrare promemoria continui sulla sicurezza e offrire canali di supporto quando sorgono domande.
Ecco alcuni metodi che puoi utilizzare:
- Brevi e regolari corsi di aggiornamento sulla sicurezza condivisi tramite piattaforme interne.
- Promemoria per impostare o aggiornare la 2FA, ove applicabile.
- Un modo visibile e semplice per segnalare problemi o richiedere assistenza relativi agli accessi, anche a distanza di mesi dall’onboarding.
La sicurezza continua e la protezione dalle violazioni dei dati sono un processo costante di revisione, feedback e adeguamento. In questo contesto, le migliori pratiche di onboarding IT, come verificare se i sistemi sono aggiornati e se le policy sulle password sono solide e conformi alle linee guida NIST, sono fondamentali per migliorare la sicurezza a lungo termine. Consulta le nostre liste di controllo di onboarding sicure per maggiori informazioni.
Creare un processo di onboarding sicuro non significa rallentare le cose o rendere la vita più difficile ai nuovi colleghi. Consiste nel creare fiducia, dimostrando che la tua azienda protegge le sue persone, che le tue persone proteggono la tua azienda e che entrambi crescono insieme.
Trasforma l’onboarding con un gestore di password
La gestione delle credenziali è fondamentale per la sicurezza, specialmente se consideriamo che, secondo l’Osservatorio sulle violazioni dei dati di Proton, negli ultimi mesi le password sono state esposte nel 47% delle violazioni.
Poiché i nuovi dipendenti devono solitamente gestire le credenziali di diversi sistemi, l’unico modo per rendere sicuro questo processo è utilizzare un gestore di password aziendale per generare e gestire password uniche, imprevedibili e sicure.
Proton Pass for Business è stato progettato per rispondere alle esigenze dei team IT, sia nelle grandi che nelle piccole imprese.
Quando integri Proton Pass for Business nel tuo processo di onboarding dei dipendenti, puoi semplificarlo notevolmente:
- I nuovi dipendenti ricevono un invito sicuro alla loro cassaforte di password personale.
- Tutte le credenziali di cui hanno bisogno vengono condivise tramite il gestore di password, in un ambiente sicuro.
- L’accesso è specifico per ogni ruolo. I dipendenti ottengono solo ciò di cui hanno bisogno e non possono vedere login sensibili appartenenti ad altri team o reparti.
- Gli amministratori dispongono di controlli integrati e funzionalità di reportistica, così che nulla venga trascurato o concesso “solo per ora”.
- Poiché il nostro software è open source, con la protezione della privacy svizzera ed è sottoposto ad audit indipendenti, hai un’ulteriore garanzia che ciò che stai usando è affidabile.
Parte dell’ecosistema Proton, Proton Pass for Business ti consente di garantire la sicurezza su scala, durante e dopo l’onboarding, con funzionalità quali:
- Crittografia end-to-end
- Policy per il team sulle password applicabili
- Supporto per la 2FA
- Regole per la condivisione sicura
- Passkey e autenticazione biometrica
- Visibilità e controllo per gli amministratori
- Conformità a quadri normativi come GDPR, HIPAA e ISO 27001
Crea un processo di onboarding migliore con un gestore di password aziendale sicuro.
