Os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) são o equivalente em software do arquivo de um escritório. É onde sua empresa armazena, categoriza, organiza ou protege documentações confidenciais. Você provavelmente já tem um em uso.

Pode ser o Google Drive, o SharePoint ou um sistema interno de armazenamento em nuvem corporativo que você mesmo criou. Você pode estar usando-o para coletar contratos, faturas, extratos bancários, registros de funcionários ou folhetos de produtos. Mas a forma como você gerencia esses documentos também pode ser o motivo pelo qual você enfrenta perdas financeiras astronômicas, penalidades do setor e ações regulatórias.

Por quê? Porque os sistemas DMS foram criados para manter seus documentos em ordem, não para proteger os dados das ameaças que surgiram nos últimos anos.

Veja como realmente é um gerenciamento de documentos seguro e por que o sistema que você está usando agora pode não estar oferecendo isso.

O que é um sistema de gerenciamento de documentos?

Um sistema de gerenciamento de documentos é qualquer software usado como um repositório central para armazenar, rastrear e distribuir documentos digitais. Com as práticas corretas de armazenamento, um DMS pode remover a necessidade de papelada física e manter arquivos arquivados difíceis de rastrear ao seu alcance.

Um DMS pode ajudar você::

  • Armazenar e organizar arquivos: em uma única localização onde cada documento que antes estava espalhado em pastas, anexos de e-mail e arquivos físicos fica acessível e pesquisável em uma única pesquisa, independentemente de quem o criou ou de quando.
  • Rastrear quem viu ou contribuiu para um arquivo: Você pode ter uma visualização estruturada de todo o seu processo de aprovação para verificar as modificações no documento. Com permissões e configurações de gerenciamento de credenciais, você também pode limitar a exposição interna e manter registros confidenciais protegidos.
  • Manter uma trilha de auditoria defensável: regras predefinidas podem ajudar você a arquivar ou excluir documentos após períodos definidos, para ajudar a cumprir os padrões de conformidade. Você também pode rastrear cada visualização, edição ou download para prestar contas aos órgãos reguladores.
  • Automatizar fluxos de trabalho de aprovação: notificações e alertas podem direcionar os documentos pelas etapas de solicitações de aprovação, fases de assinatura e ciclos de revisão, para que você não precise cobrar as pessoas pessoalmente.

Os três sistemas de gerenciamento de documentos mais comuns — e por que eles não protegem seus dados

As três plataformas abaixo foram criadas para colaboração e escala, e entregam ambas as coisas. Mas as empresas deveriam exigir mais do seu DMS.

Violações de dados acontecem todos os dias e as PMEs estão particularmente em risco. Cerca de 25% das PMEs sofreram uma violação ou ataque cibernético no ano passado. E mesmo que sua empresa não seja violada, você pode deixar de cumprir regulamentos como a GDPR, a HIPAA ou falhar em auditorias de padrões como a ISO 27001 porque eles exigem proteção proativa de dados. A vulnerabilidade em si é motivo de penalização.

Com a segurança em mente, estamos analisando as plataformas que muitos gerentes de TI e CEOs escolhem por padrão.

Microsoft SharePoint

Por que é o padrão do escritório: o SharePoint está profundamente incorporado ao ecossistema do Microsoft 365, o que o torna o caminho de menor resistência para empresas que já usam o Outlook, Teams ou Excel. Ele lida com grandes volumes de documentos, oferece suporte a configurações de permissão granulares e se integra ao restante do ecossistema da Microsoft sem configuração adicional. Para equipes que vivem no Microsoft 365, funciona.

Como ele apresenta riscos de segurança: as vulnerabilidades do SharePoint são amplamente estruturais. Ele opera sob o amplo modelo de acesso a dados da Microsoft — o que significa que a Microsoft retém a capacidade de acessar seu conteúdo armazenado para fins que incluem prestação de serviços, conformidade e solicitações de aplicação da lei. A criptografia é aplicada, mas a Microsoft possui as chaves. Seus documentos estão protegidos contra invasores externos, mas não da própria plataforma. O SharePoint também tem um histórico de problemas de configuração incorreta: configurações de compartilhamento excessivamente permissivas são fáceis de definir e fáceis de esquecer, e a dispersão interna de dados — documentos compartilhados entre equipes sem propriedade ou expiração clara — é um modo comum de falha de conformidade.

O que procurar em vez disso: um sistema em que o fornecedor não possa acessar seu conteúdo por design — e não por política. Procure por criptografia de ponta a ponta com chaves que você controla, compromissos claros de residência de dados e configurações de compartilhamento cujo padrão seja o menor privilégio em vez do acesso aberto.

Google Drive

Por que é o padrão do escritório: o Google Drive é a escolha padrão para empresas que já estão no ecossistema do Google — Gmail, Docs, Sheets, Meet. Ele é rápido de configurar, não exige custos adicionais de TI e seus recursos de colaboração em tempo real são genuinamente os melhores da categoria. Para pequenas equipes que precisam agir rapidamente, ele dá conta do recado.

Como ele apresenta riscos de segurança: o modelo de negócios do Google é baseado em dados. Mesmo sob um acordo do Google Workspace, o Google retém amplos direitos para processar seu conteúdo — para melhoria de serviços, infraestrutura de anúncios e conformidade com solicitações judiciais. Assim como no SharePoint, a criptografia é padrão, mas o Google possui as chaves. Há também a questão da dispersão: o Drive torna o compartilhamento de documentos externamente algo sem atrito, o que significa que arquivos confidenciais podem acabar acessíveis a qualquer pessoa com um link, muitas vezes sem que o proprietário original perceba.

O que procurar em vez disso: uma plataforma que trate seus documentos como seus — e não como dados a serem processados. Criptografia de acesso zero, onde o fornecedor não pode ler seus arquivos em hipótese alguma, e controles de compartilhamento externo que exijam uma ação deliberada em vez de um único clique.

Dropbox

Por que é o padrão do escritório: o Dropbox construiu sua reputação com base na simplicidade. Ele sincroniza arquivos instantaneamente entre dispositivos, funciona bem com ferramentas de terceiros e tem uma curva de aprendizado baixa que o torna popular entre equipes menores e freelancers. Para armazenamento e compartilhamento simples de arquivos, é difícil encontrar defeitos na usabilidade.

Como ele apresenta riscos de segurança: o Dropbox criptografa arquivos em trânsito e em repouso — mas, novamente, ele mesmo possui as chaves de criptografia. Isso significa que funcionários do Dropbox e, por extensão, solicitações governamentais, podem acessar seu conteúdo. Ele também tem um histórico notável de violações: um incidente em 2012 expôs 68 million de credenciais de usuários, e a plataforma enfrentou críticas pelo tempo que levou para divulgar a escala dessa violação. Para empresas que lidam com dados regulamentados, a cobertura de conformidade do Dropbox também é menor do que as alternativas empresariais, o que pode criar lacunas em relação aos requisitos da GDPR ou HIPAA.

O que procurar em vez disso: armazenamento criado para conformidade de segurança cibernética do zero — com criptografia de ponta a ponta, residência de dados documentada e um fornecedor cuja arquitetura torna o acesso aos seus arquivos tecnicamente impossível, não apenas contratualmente proibido.

Como realmente é um gerenciamento de documentos seguro

As três plataformas acima não são inseguras por acidente. Elas foram criadas para colaboração e escala, e entregam ambas as coisas. A segurança não era o problema que esses provedores estavam tentando resolver.

Se a segurança dos dados é uma prioridade para sua empresa, estes são os recursos que separam um DMS genuinamente seguro de um que apenas aparenta ser.

  • Criptografia de conhecimento zero: seu DMS deve criptografar seus documentos antes que eles saiam do seu dispositivo. Isso significa que o fornecedor nunca tem acesso ao seu conteúdo — nem para prestação de serviços, nem em resposta a solicitações judiciais. Se o fornecedor possui as chaves de criptografia, você está confiando na política dele. Se ele não puder possuí-las por design, você não precisa se preocupar.
  • Arquitetura de código aberto e auditorias independentes: alegações de segurança são fáceis de fazer. Procure por fornecedores cuja arquitetura seja de código aberto — o que significa que qualquer pessoa pode inspecioná-la — e cuja postura de segurança seja verificada por auditorias de terceiros independentes, e não apenas por afirmações internas.
  • Certificações de conformidade reconhecidas: as certificações ISO 27001, SOC 2 Tipo II e HIPAA não são apenas caixas de seleção. Elas são evidências de que os controles de segurança de um fornecedor foram testados em relação a um padrão externo. Se você atua em um setor regulamentado, elas não são opcionais.
  • Jurisdição e residência de dados: onde seu fornecedor está sediado determina quais governos podem forçar o acesso aos seus dados. Plataformas sediadas nos EUA estão sujeitas à lei CLOUD Act. Certifique-se de saber quais leis governam seus documentos — e se isso é aceitável para a sua empresa.
  • IA segura para a privacidade: se o seu DMS incluir recursos de IA, confirme que a IA opera sem visibilidade do conteúdo dos seus documentos — e que seus dados não sejam usados para treinar o modelo subjacente.

Escolhendo um DMS que realmente proteja seus dados

O sistema de gerenciamento de documentos que você escolher determinará quem poderá ver os arquivos mais confidenciais da sua empresa pelo tempo que você os mantiver. O Proton Workspace combina armazenamento seguro de documentos com ferramentas de colaboração de equipe, para que sua empresa tenha os recursos de colaboração necessários sem entregar as chaves dos seus dados a um fornecedor.