Software für die Team-Zusammenarbeit: 7 Tools, mit denen du kein Geld verschwendest

Die meisten Unternehmen bauen ihren Software-Stack für die Team-Zusammenarbeit auf die gleiche Weise auf: Tool für Tool, je nach aktuellem Bedarf. Am Anfang scheint das ein sinnvoller Ansatz zu sein.

Doch die Sache hat einen Haken: Wenn man die Team-Zusammenarbeit auf diese Weise ermöglicht, endet man mit einem wahren Frankenstein-Monster von einem Stack, der aus unorganisch zusammengestückelten Teilen besteht.

Selbst wenn die einzelnen Teile gut sind, führt die fehlende Verknüpfung zu Problemen. Du zahlst mehr Abonnementgebühren, als du im Blick behalten kannst. Du weißt nicht genau, wer worauf Zugriff hat. Und du gehst in Administrationsaufwand unter.

Dieser Leitfaden zeigt einen alternativen Weg: den Aufbau eines Stacks für die Team-Zusammenarbeit, der die wichtigsten Tools an einem Ort vereint und so konsolidiert wie möglich ist, um dir Zeit und Geld zu sparen.

7 Tools für die Team-Zusammenarbeit, die dein Stack braucht

Jeder Stack für die Team-Zusammenarbeit muss die gleichen Grundlagen abdecken: Chat, E-Mail, Video, Dokumente, Speicher und Projektmanagement. Es lohnt sich außerdem, visuelle Zusammenarbeit und eine Wissensdatenbank zu dieser Liste hinzuzufügen.

Hier sind die sieben Tools, die du benötigst, um alle Anforderungen abzudecken und gleichzeitig die Vertraulichkeit deiner Daten zu schützen.

1. For team chat: Slack

Slack ist die erste Wahl für den Team-Chat. Es verwandelt Unterhaltungen in organisierte, durchsuchbare Kanäle – eingerichtet nach Projekt, Team oder Thema – statt in lange, unübersichtliche E-Mail-Threads. Mit Sprach- und Video-Huddles kann jeder einen kurzen Anruf starten, ohne die App zu verlassen, und durch die Dateifreigabe bleibt der Kontext direkt mit der Unterhaltung verknüpft. Slack bietet alle Strukturen, die ein kleines Team benötigt, wächst mit der Mitarbeiterzahl mit und fügt sich über eine Integrationsbibliothek, die Hunderte anderer Tools verbindet, nahtlos in deinen wachsenden Stack ein.

2. For business email and calendar: Proton Mail

Proton Mail bietet dir dieselben grundlegenden Funktionen für geschäftliche E-Mails wie Gmail oder Outlook – mit dem zusätzlichen Vorteil einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Google und Microsoft verarbeiten Nachrichteninhalte, um Such- und KI-Funktionen zu betreiben; die verschlüsselte Architektur von Proton Mail stellt sicher, dass deine geschäftliche Kommunikation ausschließlich für deine Augen bestimmt ist. Proton Calendar ist enthalten, sodass auch deine Termindetails – einschließlich Meeting-Titeln und Gästelisten – privat bleiben und die Terminplanung weder eine separate App noch ein weiteres Login erfordert.

3. For project and task management: Trello

Trello reduziert die Aufgabenverfolgung auf das Wesentliche, ohne an Nutzen einzubüßen: Es verwaltet Boards und Aufgabenkarten, die von „Zu erledigen“ auf „Erledigt“ wandern, und das praktisch ohne Einarbeitungszeit für neue Teammitglieder. Wenn wir später über konsolidierte Plattformen sprechen, solltest du bedenken, dass dieses Tool von den meisten Plattformen nicht ersetzt wird – es lohnt sich also, es als eigenen Posten in deinem Stack einzuplanen.

4. For video conferencing: Proton Meet

Zoom mag für viele Unternehmen die Standardlösung für Videokonferenzen sein, ist aber bei Weitem nicht die datenschutzfreundlichste Option. Die Funktion „AI Companion“ verarbeitet Gesprächsinhalte – einschließlich geschäftlich sensibler Daten –, um Zusammenfassungen und Transkripte zu erstellen. Die standardmäßige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Proton Meet sorgt dafür, dass das Gesagte vertraulich zwischen den Gesprächsteilnehmern bleibt. Gäste können über einen Link und ohne Konto beitreten, und die kostenlose Version deckt einstündige Anrufe mit bis zu 50 Teilnehmenden ab.

5. For visual collaboration: Miro

Miro ist im Grunde ein digitales Whiteboard, doch seine unbegrenzte Arbeitsfläche bietet verteilten Teams einen gemeinsamen Raum für Planung, Brainstorming und Workshops, den kein physisches Whiteboard – und auch kein Chat-Thread oder Dokument – ersetzen kann. Miro bietet so viele Funktionen, dass es Zeit braucht, alle zu beherrschen, aber der Einstieg gelingt in wenigen Minuten: Vorlagen für Retrospektiven und Roadmapping-Sitzungen sorgen dafür, dass neue Teams nicht bei null anfangen müssen.

6. For cloud storage and document collaboration: Proton Drive

Proton Drive bietet Cloud-Speicher für Unternehmen, der bei detaillierten Dateiberechtigungen und beim Versionsverlauf mit Google Drive und Dropbox mithalten kann. Seinen entscheidenden Vorteil spielt er aus, wenn es zu einem Datenleck kommt. Google und Dropbox benötigen Zugriff auf deine Dateiinhalte, um sie für die Suche zu indexieren und KI-Funktionen zu betreiben; das bedeutet, dass sie die Schlüssel zu deinen Verträgen, Finanzunterlagen und Produkt-Roadmaps besitzen und ein Sicherheitsvorfall auf ihrer Seite diese Inhalte direkt offenlegen könnte. Proton Drive ist standardmäßig Ende-zu-Ende-verschlüsselt und basiert auf einer Zero-Access-Architektur: Proton kann deine Dateien nicht entschlüsseln – und somit auch niemand, der sich unbefugt Zugriff auf die Server verschafft.

Proton Drive deckt auch die Dokumentenzusammenarbeit ab, da Proton Docs und Proton Sheets in jedem Proton Drive-Abonnement enthalten sind. Docs und Sheets bieten dieselben Kernfunktionen wie die Dokumenten-Tools von Google und Microsoft (gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit, Kommentare und Versionsverlauf), ergänzt um eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. So wird sichergestellt, dass deine Verträge, Entwürfe und Finanzmodelle denselben Schutz genießen wie alles andere in deinem Stack.

7. Für eine Wissensdatenbank: Notion

Viele Unternehmen – insbesondere solche, die schnell wachsen – kämpfen mit dem Chaos, das durch eine unorganisierte interne Dokumentation entsteht. Notion bündelt interne Dokumentationen, Wikis und Referenzmaterialien an einem durchsuchbaren Ort und reduziert so verstreute, veraltete Kopien. Zudem ist es flexibel genug, um auch für einfaches Projekt-Tracking genutzt zu werden, falls dein Team kein dediziertes Tool wie Trello benötigt.

Wenn dein Team jedoch vertrauliche Kundendateien, Strategiedokumente, Produktpläne oder geistiges Eigentum (IP) des Unternehmens in der Cloud speichert, empfehlen wir eine sicherere Notion-Alternative wie Proton Drive.

Die versteckten Kosten eines unzusammenhängenden Collaboration-Stacks

Angenommen, du fängst bei null an und entscheidest dich für die sieben von uns empfohlenen Tools. So würde dein Collaboration-Stack aussehen (beachte, dass es nur sieben Zeilen sind, da Drive sowohl Docs als auch Sheets enthält) – und das sieht ziemlich solide aus.

Wenn diese Tools jedoch alle separat laufen und nicht auf einer Plattform konsolidiert sind, setzen Sie sich drei großen Problemen aus.

1. The hidden subscription bill

Einzeln betrachtet scheinen die Tools in unserem 7-Tool-Stack gar nicht so viel zu kosten. Zählt man diese Abonnements jedoch zusammen, zahlt ein 25-köpfiges Team (zum Zeitpunkt der Verfassung dieses Textes) rund 15.900 $ pro Jahr. Und Ihr Team nutzt wahrscheinlich nicht einmal jede Lizenz.

Es ist leicht, den Überblick darüber zu verlieren, was Sie für eine Reihe nicht miteinander verknüpfter Tools für die Teamzusammenarbeit ausgeben. Sie wissen, dass sie sich automatisch verlängern, aber Sie zögern, ein Tool zu kündigen, von dem Sie vermuten, dass es niemand nutzt – denn dafür müssten Sie erst die Anmeldedaten heraussuchen. Oder Sie befürchten, dass jemand in Ihrem Team es vielleicht doch braucht. (Warum sonst hätten Sie es schließlich?)

2. The cost of insecurity

Nicht miteinander verknüpfte Tools vervielfachen Ihre Angriffsfläche – und jede Fläche birgt das Potenzial für Fehlkonfigurationen. Auf lange Sicht könnte Sie das teuer zu stehen kommen. Untersuchungen von Proton zeigen, dass 25 % der KMU im vergangenen Jahr eine Datenpanne erlitten haben und 57 % der betroffenen KMU zwischen 10.000 und 100.000 $ verloren haben.

3. The burden of admin

Zeit ist Geld, und viele verschiedene Tools erfordern reichlich von beidem. Denken Sie nur an die ganze Zeit, die Sie damit verbringen, Berechtigungen in sieben verschiedenen Tools zu vergeben und zu widerrufen (sofern Sie überhaupt daran denken), sieben separate Rechnungen abzugleichen oder herauszufinden, ob tatsächlich jemand die Miro-Lizenz nutzt, für die Sie seit März bezahlen. All diese Kosten tauchen vielleicht nicht auf einer einzelnen Rechnung auf. Aber sie sind da.

Was Ihnen ein konsolidierter Stack für die Zusammenarbeit bringt

Die Lösung zur Reduzierung der Kosten und der Ineffizienz eines fragmentierten Stacks liegt nicht in besseren Tools – und ganz sicher nicht in mehr Tools. Die Antwort ist eine Plattform für die Teamzusammenarbeit, die so viele Funktionen Ihrer separaten Tools wie möglich abdeckt und Ihnen gleichzeitig eine sichere, einfach zu verwaltende Basis für alle weiteren benötigten Tools bietet.

Pick your platform wisely, and replacing multiple tools with one platform will simplify and secure your team collaboration in a single stroke. When you have one platform handling team communication, file storage, document collaboration, and admin, you’re only dealing with:

1. Einer Rechnung, einem Verlängerungsdatum und einem Verantwortlichen. Keine automatischen Abbuchungen mehr für ungenutzte Tools
2. Einem Administrator-Dashboard zur Steuerung von Onboarding, Offboarding und Zugriffsberechtigungen. (Keine externen Auftragnehmer, die noch Monate nach Projektabschluss Zugriff auf Ihre Dropbox haben)
3. Einem Sicherheitsmodell mit einem einzigen zu verwaltenden Berechtigungssystem, keinen Lücken zwischen Tools und keinem Fehlkonfigurationsrisiko durch sieben verschiedene Tools
4. Einem Prüfpfad, damit Sie an einem zentralen Ort sehen können, wer wann auf was zugegriffen hat (und Nachweise erbringen können, wenn Investoren oder Aufsichtsbehörden Auskunft verlangen)

Ein konsolidierter, verschlüsselter Stack spart Ihnen nicht nur Geld bei Abonnements und Sicherheitsvorfällen. Er sendet auch ein klares Signal an Ihre Kunden, dass Sie deren Daten mit der gebotenen Sorgfalt behandeln. Und er zeigt Investoren, dass Sie Ihre Betriebsabläufe im Griff haben.

Die Plattform zur Konsolidierung Ihres Stacks: Proton Workspace

Mit unserer digitalen Workspace-Plattform für Unternehmen, Proton Workspace, erhalten Sie alle erwähnten Proton-Produkte und -Funktionen auf einer Plattform: Mail (inklusive Kalender), Meet und Drive (inklusive Docs und Tabellenblätter).

Anstatt diese Produkte als separate Abonnements mit jeweils eigenem Admin-Panel und eigener Rechnung zu betreiben, erhalten Sie alle unter einem Konto und mit einem einheitlichen Sicherheitsmodell.

• Die Ersparnis beim Abonnement: Der Erwerb von Mail, Meet und Drive als separate Abonnements kostet mehr als die gemeinsame Nutzung, da für jedes Produkt zusätzlich zu den Kosten pro Lizenz eine eigene Grundgebühr anfällt. Proton Workspace fasst sie stattdessen in einem einzigen Rechnungsposten zusammen. Proton Workspace ersetzt zwar weder Slack noch Trello oder Miro (für Chat, Projektmanagement und visuelle Zusammenarbeit benötigen Sie weiterhin separate Tools), aber bei den Tools, die es tatsächlich ersetzt, ist die Ersparnis real.
• Die Entlastung für Administratoren: Statt drei Dashboards haben Sie nur noch eines. Statt drei Rechnungen zu drei unterschiedlichen Verlängerungsdaten nur eine. Sie sehen genau, wer was nutzt – und zahlen nicht mehr für Lizenzen, die seit März niemand angerührt hat. Und wenn jemand hinzukommt oder geht, bedeutet Onboarding und Offboarding nur noch einen Vorgang pro Benutzer statt dreier. (Und keine externen Auftragnehmer mehr, die Zugriff auf Ordner behalten, die sie nichts mehr angehen.)
• Das Sicherheitsfundament: Sie schaffen eine sichere Basis für die Zusammenarbeit. Proton Workspace ist nach ISO 27001 zertifiziert sowie GDPR- und HIPAA-konform. Alle Dienste schützen Ihre Daten durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Schweizer Rechtsprechung. Nicht einmal Proton kann auf Ihre Dateien zugreifen.

Darüber hinaus erhalten Sie zusätzliche Produkte im Paket: Workspace Standard-Abonnenten erhalten ein Business-VPN und einen Team-Passwort-Manager im Paket; Premium-Abonnenten erhalten diese plus Lumo, unseren Business-KI-Assistenten.

Die Migration Ihrer E-Mails und Ihres Kalenders zu Proton ist unkompliziert: Das Tool Easy Switch von Proton importiert Ihre vorhandenen E-Mails, Kontakte und Kalender automatisch (einschließlich von Gmail).

Nur wenige KMU finden auf Anhieb den perfekten Stack für die Zusammenarbeit. Die richtige Plattform für die Teamzusammenarbeit ist diejenige, die Ihr Team nutzt, Ihr Administrator kontrolliert und Ihr Finanzteam auf einer einzigen Rechnung sieht.